Eventos corporativos (feiras, congressos, workshops) são ótimos para posicionar a empresa, fortalecer a marca, aumentar a visibilidade e a relevância da organização perante seu público e seus concorrentes. Além disso, podem ajudar as empresas a se tornarem referência em determinado assunto, o que acaba se tornando um grande diferencial. A organização de eventos corporativos, treinamentos, feiras ou workshops tem se tornado uma atividade cada vez mais importante (e estratégica) dentro das empresas. Quem é responsável sabe a dificuldade dessa tarefa complexa, que exige muito planejamento antes, durante e após a realização do evento.
O passo inicial para a realização de um bom evento é saber o objetivo ou o motivo principal para realização do mesmo. Quais são as principais metas da empresa? O que a marca pretende atingir ou conquistar? Com essas perguntas respondidas, já é possível uma boa base para começar o planejamento de seu evento. Para ajudá-lo em todos os passos, preparamos 10 dicas que ajudarão o seu evento ser um verdadeiro sucesso! Confira!
- Escolha o tema do evento
Este é o melhor ponto de partida para começar o seu planejamento. A escolha do tema é o ponto central para o sucesso, coerência e visibilidade de seu evento. Ele irá garantir a essência e o posicionamento consistente do evento, do começo ao fim, também será muito importante para definir todas as próximas etapas do planejamento.
É fundamental escolher um tema que seja tendência no segmento de atuação da empresa, destacar alguns tópicos de inovação na área, algo que esteja sendo buscado pelos profissionais e estudantes. Fazer uma pesquisa sobre os temas que estão sendo utilizados pelos concorrentes diretos e pelo mercado internacional também pode ajudar a gerar insights.
- Defina se seu evento será pago ou gratuito
Este é um dos principais tópicos para que você possa planejar seu evento com grande assertividade. Desde o início do planejamento precisa ser definido se o evento será pago ou oferecido gratuitamente ao público. Se o objetivo for realizar um evento de grandes proporções, com muitas atrações, buffet e uma produção mais caprichada, é provável que o evento precise ser pago inteira ou parcialmente através da venda de ingressos, por exemplo.
Entretanto, eventos gratuitos têm grande potencial para atrair novos públicos para a empresa, aumentado sua visibilidade no mercado, divulgando-a e auxiliando-a no desenvolvimento, por exemplo, de novo mailing de pessoas com determinado perfil ou interesse, então pode ser uma ótima estratégia. Sendo assim, avalie se o objetivo do evento e a verba disponível (chamado budget) para sua promoção estão de acordo para poder seguir os próximos passos.
- Fornecedores e parceiros
Após a escolha do tema, o próximo passo será levantar qual tipo de apoio você irá precisar. É interessante que você já tenha ou consiga separar uma listagem de fornecedores de confiança para te ajudar e dar suporte antes, durante e após a realização do evento. Você deve levar em conta ao escolher um novo fornecedor: boas recomendações e experiência comprovada com o tipo de serviço que você pretende contratar.
Ideal que você mantenha uma constante comunicação com eles, esclareça bem os prazos e cronogramas, defina o papel de cada um e principalmente, divulgue a programação do evento (principalmente em caso de feiras, seminários e/ou conferências). Uma boa comunicação com seus parceiros aliada a uma estratégia bem definida irá determinar perfeitamente as ações necessárias para garantir um ambiente diferenciado e agradável ao público, tornando o seu evento inesquecível.
+ DICA PLUS+
Você precisa pensar também em alimentos e bebidas (o famoso A&B) para os participantes, staffs, parceiros, palestrantes e todos os envolvidos no evento. É difícil atender o gosto de todos ao definir um menu e/ou parceiros para A&B, mas tente optar por aqueles produtos mais populares e atuais (aqui não é a hora de tentar ser exótico). Se a ideia é promover um jantar, você também pode perguntar (por meio de convite ou informalmente) a opinião de seus convidados e se algum deles possui também alguma restrição alimentar (vegetarianos, alergias, etc.). É importantíssimo que você forneça água em todas as mesas e em qualquer tipo de evento: faça um estoque extra de comida e certifique-se que há assentos para todos os convidados e que eles serão bem servidos. Para o caso de um jantar inclusive, contrate uma boa equipe de garçons para que ninguém fique esperando horas por uma bebida.
Se você fará um brunch ou almoço durante um congresso, tome cuidado para não colocar alimentos muito pesados e sobremesas exageradas em seu menu. Isto será uma tortura para os participantes que terão que enfrentar a outra metade do evento e estar atento às informações. Dê preferência para alimentos leves e saudáveis. Outra sugestão é tentar incluir ingredientes locais/regionais no cardápio, para surpreender os convidados de outra região.
- Definindo o perfil do público e a quantidade de participantes do evento
Neste tópico é importante que se pense que tipo de pessoa poderá ter interesse em participar do evento com o tema escolhido. São mulheres, homens ou o gênero é indiferente? Qual faixa etária será predominante? Onde essas pessoas moram? O que essas pessoas buscam em eventos como o que você irá promover? Quais são os costumes dessas pessoas? Qual é a profissão dessas pessoas? E seus hobbies?
É importante esboçar um perfil bem detalhado de seu público. Isso irá ajudar a tomada de decisões e garantirá um evento mais adequado para o público de seu interesse. Depois de definir o perfil, é ideal avaliar qual o número de participantes para qual o evento será destinado. É bom limitar uma quantidade máxima de participantes para que você tenha margem nos demais cálculos de valor. É ideal também que você pense como um público secundário/terciário na imprensa que você gostaria de trazer para o seu evento (lembre-se da mídia espontânea, falaremos mais disso no passo 9).
- Como escolher o lugar certo
Decidir o local do evento é uma das tarefas mais difíceis. Com base nas informações geradas nos passos anteriores será possível pesquisar o local mais adequado para o tipo de evento que está idealizando. Tendo em vista o perfil do público, o número estimado de convidados e a verba disponível, é chegado o momento de definir data, local e horário do seu evento. A escolha do ambiente é muito importante para propiciar uma experiência agradável e marcante aos seus participantes. Garanta que o seu local tenha espaço suficiente para acomodar todos os seus convidados confortavelmente (lugares lotados desanimam qualquer um).
Um ponto que deve ser levado em consideração é onde seu público de interesse está concentrado, qual o melhor horário para que ele possa participar do evento e se será melhor realizá-lo em dias úteis ou finais de semana. Com essas respostas já será possível pesquisar um lugar que esteja em uma região bem localizada e de fácil acesso (fique atento se há rede de transportes públicos na região). Um amplo estacionamento para os participantes pode fazer toda diferença também, pois assim eles ficarão menos preocupados ou estressados em achar uma vaga. Se seu evento se estenderá por mais de um dia, pense na viabilidade de fechar um pacote incluindo hospedagem, refeição e transporte.
+ DICA PLUS +
Sabe aquele ditado: a primeira impressão é a que fica? Por isso, invista em uma equipe que irá receber seus convidados de forma solícita e alegre. Se seu evento tiver uma área de credenciamento, você precisará de uma equipe ágil e disposta a solucionar todos os problemas (filas grandes para credenciamento é desanimador). Todo seu staff precisará ter simpatia para receber os convidados com uma calorosa saudação, estar adequadamente uniformizado e bem informado sobre as instalações, programação e outros assuntos pertinentes ao evento. Lembre-se de contratar um número de pessoas suficiente para registro e entrega de flyers de programação ou outro material. Uma quantidade aconselhável é de 1 staff para cada 30 pessoas. Se estiver planejamento uma feira ou congresso, certamente precisará de mais ajudantes.
- Defina os palestrantes/ professores e/ou participantes
É chegado o momento de definir quais/quem serão as atrações do seu evento. Esta escolha está ligada diretamente ao perfil do público traçado por você e ao tema definido anteriormente. É importante buscar profissionais que sejam referência na área e que agreguem valor ao evento.
Faça uma pesquisa em sites específicos de palestrantes (www.profissionaissa.com | www.palestrantes.org) para saber quem é, na atualidade, o nome referência no segmento que você escolheu. Em alguns sites você já poderá conferir valores por palestrante e por tempo de palestra. É legal que você tenha todas as informações da palestra de cada um dos palestrantes para poder programar bem o cronograma do seu evento.
+ DICA PLUS +
Uma sugestão importante é a escolha de um bom mestre de cerimônias, afinal ele será o responsável por conversar diretamente com seu público e assumir o controle da situação na ocorrência de problemas. Ele quem vai definir a atmosfera do evento e deve estar alinhado ao objetivo principal do mesmo. No caso de eventos empresariais, pode acontecer de o anfitrião ser um diretor ou CEO da empresa. Neste caso, pense em prepara-lo para estabelecer o tom perfeito da conversa com o público: sério, descontraído, imparcial, etc. Conceda a ele também todas as informações pertinentes ao objetivo do evento (lançamento de produto, treinamento motivacional, ajuda à empresa, etc.). Lembre-se: um bom mestre de cerimônia é aquele que captura a atenção do público e é capaz de criar um ambiente divertido e de interação.
- Verifique e produza todos os materiais de comunicação que serão distribuídos e/ou veiculados online
Nesse passo o importante é verificar quais materiais serão necessários para a sua comunicação com o público (online e off-line). O primordial é comunicar ao seu público todo o cronograma do evento (essa comunicação também deve ser seguida para os seus fornecedores, lembre-se). Se o espaço para o evento for muito grande, por exemplo, no caso de uma feira com vários stands e atrações, é legal que você pense em desenvolver um mapa com todas as empresas e os espaços de cada uma delas, somando a isso o cronograma de atrações principal do evento.
Normalmente flyers, convites, pasta e banners são materiais importantes. Desenvolva um conjunto homogêneo, que transmita a identidade e o objetivo do evento e busque um parceiro especializado para produzi-lo com qualidade. Tenha em mente sempre a identidade do seu evento, para que todos os materiais de comunicação sejam bem integrados entre si.
- Providencie a infraestrutura necessária com antecedência
Se o espaço escolhido não tem toda infraestrutura desejada para realização do evento, combine com seus fornecedores para preparar o local com os elementos necessários bem antes dos convidados chegarem. É de suma importância que você cheque todos os equipamentos e demais recursos que serão necessários para a realização do evento. Faça um check-list com tudo que irá precisar (como data show, flip chart, notebook, caixa de som, microfones, etc.), lembre-se também de checar a voltagem e funcionamento de tudo. Uma ótima dica é testar (junto ao operador de áudio e vídeo) todos os vídeos, power points e outras apresentações diversas vezes e salva-los também em formatos e locais diferentes para evitar possíveis transtornos ou imprevistos.
Fique atento para preparar o local com assentos adequados para duração do evento e dispostos de forma correta. Por exemplo, se é uma conferência é melhor que seja feita em mesa redonda, com um layout que possibilite uma dinâmica maior entre os participantes. Se é uma festa mais descontraída, certifique-se de que não haja cadeiras ou mesas atrapalhando o trânsito dos convidados.
Se a sua ideia é fazer um auditório com palco, considere que todas as pessoas precisam ter uma visão clara sobre ele, então pense nas linhas de visão do público e se for necessário, providencie telões, televisões e faça um palco mais alto. Não esqueça de preparar sua equipe operacional com todos os horários e scripts necessários para o perfeito andamento do evento.
+ DICA PLUS*
É importante que você dê uma atenção especial a iluminação e ao som ambiente do evento. Conte com um bom profissional para te ajudar nesta tarefa. Ele poderá criar uma atmosfera ideal através de jogos de luz, cores e intensidade. Pense em um impacto visual surpreendente para seu público. Essa é uma ótima estratégia para tornar todo ambiente o mais agradável possível para seus participantes.
- Divulgue bem o evento
Depois de planejar todo seu evento pensando detalhadamente em casa momento, é hora de divulgá-lo a seu público de interesse. É ideal que você faça um planejamento da divulgação, de acordo com os objetivos e a verba disponível. Nessa hora é importante que você pense quais os hábitos de consumo de mídia do seu público, para tentar minimizar ao máximo seus custos e otimizar os investimentos em comunicação.
Pense na distribuição do material impresso de divulgação em pontos estratégicos. Por exemplo, se o evento é voltado também para o estudante, fazer contato com universidades e distribuir cartazes e/ou flyers lá. Pode ser uma estratégia de custo baixo e eficaz. É primordial que você pense e trace ações para divulgação nas mídias sociais, blogs especializados e sites, tudo isso pode trazer bons resultados ao seu evento. Outra ação importante é estabelecer objetivos e metas com a imprensa. Você deve pensar nela como um outro público para o seu evento. Para auxiliar neste ponto é interessante que você procure uma assessoria de imprensa que irá te ajudar definir a melhor estratégia nesta frente.
- Invista no pós-evento
Esta é uma etapa muitas vezes esquecida ou negligenciada pelos organizadores de eventos, mas que deve fazer parte sempre de um planejamento assertivo de eventos. Pense em como coletar o feedback do público participante, verifique quais foram os pontos de destaques e os que podem ser melhorados. Muitas vezes, um olhar de fora é tudo que precisamos para perceber como melhorar alguns detalhes.
Esses retornos podem dar insights para novas ações e novas oportunidades de negócio e até do relacionamento com seu público de interesse. Esse feedback é essencial para que seu público se sinta ouvido e parte do evento. Uma dica importante é não fazer questionários muito extensos, para não cansar os participantes. Procure ser objetivo e direto para que cada pessoa responda rapidamente, sem que isso prejudique sua experiência ou a imagem positiva da marca. É ideal também que você pense como colher esse feedback dos participantes online (nas mídias sociais, site, etc.).
Outra sugestão é se despedir dos participantes com um brinde ou presente, juntamente com a pesquisa ou cartão de negócios da sua empresa. É uma forma delicada do seu público levar uma boa lembrança dessa experiência para casa.
O planejamento de eventos é um grande desafio e demanda profissionais com habilidade, paciência e capacidade de adaptação. Com nossas dicas esperamos que você consiga organizar todos os principais pontos para que esta tarefa não seja tão estressante, mas que os resultados compensem. Lembramos que podemos ajudar muito mais, caso decida fazer seu evento conosco. Com as nossas dicas, vai ser muito mais fácil alcançar os melhores resultados. Dê uma olhada em todos as salas que temos disponíveis, sem esquecer que, também temos uma longa experiência (mais de 15 anos) nessa área de eventos (sociais e corporativos). Esperamos ter ajudado!
